Wie man die besten E-Mails findet und seine Kampagnen optimiert

Sie exportieren Hunderte von Google Maps-Einträgen. Jeder Eintrag enthält mehrere E-Mail-Adressen – manchmal bis zu 10. Das Problem: Sie sind nach dem Erscheinungsbild und nicht nach Relevanz sortiert. Das Ergebnis ist, dass Sie Ihre Kampagnen an contact@ oder noreply@ senden, anstatt den Vertriebsleiter oder den CEO zu erreichen.

Zu wissen, wie man die beste E-Mail findet in einer CSV-Datei, ist der Unterschied zwischen einer Antwortrate von 2 % und einer Antwortrate von 8 %. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen eine konkrete Methode: Exportieren Sie Ihre Google Maps-Daten und verwenden Sie dann ChatGPT, um jede Adresse automatisch zu klassifizieren und den nützlichsten Kontakt für Ihre Akquise zu identifizieren.

---

Warum Ihre E-Mail-Exporte standardmäßig nicht optimiert sind

Wenn Sie Daten von Google Maps extrahieren, stammen die abgerufenen E-Mails von der Website jeder Einrichtung. Sie werden in der Reihenfolge gesammelt, in der sie auf der Seite erscheinen – nicht nach ihrer strategischen Bedeutung.

Ein Restaurant kann reservation@, contact@, rh@ und direction@ im selben Export haben. Wenn Sie Ihre Kampagne an die erste Adresse in der Liste senden, erreichen Sie möglicherweise den Reservierungsservice. Nicht den Entscheidungsträger.

Die Lösung: Klassifizieren Sie diese E-Mails, bevor Sie irgendetwas senden.

---

Die 3-Schritte-Methode: Export, Klassifizierung, Kampagne

Schritt 1 – Exportieren Sie Ihre Google Maps-Daten mit den richtigen Filtern

Bevor Sie klassifizieren, benötigen Sie eine saubere Datei. Hier sind die Filter, die Sie anwenden sollten, um die Qualität Ihrer Daten zu maximieren:

Empfohlene Filter:

• Aktuell geöffnete Einrichtungen
• Mindestens eine E-Mail-Adresse vorhanden
• Minimale Google-Bewertung (4+ zur Zielsetzung aktiver Einrichtungen)

Diese Filter eliminieren Geistereinträge und geschlossene Einrichtungen. Sie arbeiten von Anfang an mit einer nutzbaren Basis.

Spalten, die im Export beibehalten werden sollten:

• Unternehmensname
• E-Mail 1, E-Mail 2, E-Mail 3 (einzelne Spalten)
• Spalte "Alle E-Mails" (aggregierte Spalte)

Entfernen Sie alles andere. Eine bereinigte CSV-Datei mit 4-5 Spalten ist viel einfacher von ChatGPT zu verarbeiten als eine Datei mit 50 Spalten.

Praktischer Tipp: Begrenzen Sie Ihren ersten Test auf 30-50 Zeilen. ChatGPT kann kleinere Dateien besser verarbeiten, und Sie können die Qualität des Ergebnisses überprüfen, bevor Sie in größerem Maßstab arbeiten.

---

Schritt 2 – Klassifizieren Sie Ihre E-Mails mit ChatGPT

Das ist der Kern der Methode. Sie werden Ihre CSV-Datei an ChatGPT mit einem präzisen Klassifizierungs-Prompt senden.

Das Prinzip der Klassifizierung

ChatGPT analysiert den lokalen Teil jeder E-Mail-Adresse – das, was vor dem @ steht. Es vergleicht diesen Teil mit einer Liste von Schlüsselwörtern, die mit Berufsgruppen verbunden sind.

Beispiele:

• [email protected] → Kategorie Leitung
• [email protected] → Kategorie Vertrieb
• [email protected] → Kategorie Rekrutierung
• [email protected] → Kategorie Nicht verwenden

Das endgültige Ziel: Identifizieren Sie die "Beste E-Mail" für jedes Unternehmen gemäß einer definierten Prioritätenreihenfolge.

Die 12 Klassifizierungskategorien

Hier sind die Kategorien, die Sie in Ihren Prompt aufnehmen sollten, mit ihren zugehörigen Schlüsselwörtern:

1. Entscheidungsträger (Standardkategorie, wenn keine andere passt) Personalisierte Adressen ohne generisches Schlüsselwort – oft der direkteste Kontakt.

2. Leitung Schlüsselwörter: ceo, cfo, cto, präsident, direktor, director, executive, management

3. Vertrieb Schlüsselwörter: sales, commercial, verkauf, angebot, marketing, business, leads, kunde

4. Partnerschaft Schlüsselwörter: partner, presse, media, kommunikation, sponsor, affiliation, zusammenarbeit

5. Info / Allgemeiner Kontakt Schlüsselwörter: kontakt, info, hallo, hello, allgemein, welcome, anfrage

6. Rekrutierung Schlüsselwörter: rh, rekrutierung, talent, jobs, job, cv, karriere, beschäftigung, hr

7. Support Schlüsselwörter: sav, support, hilfe, hilfe, unterstützung, dienst, faq

8. Technik Schlüsselwörter: webmaster, tech, it, dev, admin, informatik, backend

9. Rechtlich Schlüsselwörter: legal, juridisch, compliance, anwalt, recht

10. Sicherheit Schlüsselwörter: sicherheit, securite, datenschutz, cybersicherheit, schutz

11. Finanzen Schlüsselwörter: finanzen, buchhaltung, abrechnung, rechnung, zahlung, kasse

12. Nicht verwenden Schlüsselwörter: abmelden, noreply, newsletter, abmeldung

Diese Adressen sollten systematisch ausgeschlossen werden. Eine Kampagne an noreply@ zu senden, bringt nichts – und kann Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Die Prioritätenreihenfolge für die "Beste E-Mail"

Wenn ein Unternehmen mehrere E-Mails in verschiedenen Kategorien hat, hier ist die anzuwendende Reihenfolge:

Entscheidungsträger → Leitung → Vertrieb → Partnerschaft → Info/Allgemeiner Kontakt

Wenn keine E-Mail zu den ersten 5 Kategorien passt, nehmen Sie die erste verfügbare E-Mail standardmäßig.

---

Der vollständige Prompt zum Kopieren und Einfügen

Hier ist der Prompt, den Sie direkt in ChatGPT verwenden können. Fügen Sie Ihre CSV-Datei in das Gespräch ein.

---

"Ich werde Ihnen eine CSV-Datei mit E-Mail-Adressen zur Verfügung stellen, und ich benötige, dass Sie jede Adresse in eine der folgenden Kategorien klassifizieren, basierend auf dem lokalen Teil der E-Mail (vor dem @):

1. Entscheidungsträger (Standard, wenn keine Kategorie passt) 2. Leitung – Schlüsselwörter: ceo, cfo, cto, präsident, direktor, director, executive, management 3. Vertrieb – Schlüsselwörter: sales, commercial, verkauf, angebot, marketing, business, leads 4. Partnerschaft – Schlüsselwörter: partner, presse, media, kommunikation, sponsor, zusammenarbeit 5. Info/Kontakt – Schlüsselwörter: kontakt, info, hallo, hello, allgemein, willkommen 6. Rekrutierung – Schlüsselwörter: rh, rekrutierung, talent, jobs, cv, karriere, beschäftigung 7. Support – Schlüsselwörter: sav, support, hilfe, hilfe, unterstützung, dienst 8. Technik – Schlüsselwörter: webmaster, tech, it, dev, admin 9. Rechtlich – Schlüsselwörter: legal, juridisch, compliance, anwalt 10. Sicherheit – Schlüsselwörter: sicherheit, securite, datenschutz, schutz 11. Finanzen – Schlüsselwörter: finanzen, buchhaltung, abrechnung, rechnung, zahlung 12. Nicht verwenden – Schlüsselwörter: abmelden, noreply, newsletter

Anweisungen: - Analysieren Sie jede E-Mail-Adresse (Teil vor dem "@") - Basieren Sie sich ausschließlich auf der Spalte "Alle E-Mails", um Duplikate zu vermeiden - Identifizieren Sie die "Beste E-Mail" für jedes Unternehmen gemäß dieser Reihenfolge: Entscheidungsträger → Leitung → Vertrieb → Partnerschaft → Info/Kontakt - Wenn das Ergebnis für eine Zeile leer ist, behalten Sie die ursprüngliche E-Mail standardmäßig bei - Erstellen Sie eine Tabelle mit den Spalten: Unternehmensname | Original-E-Mail | Kategorie | Beste E-Mail (ja/nein) - Präsentieren Sie die Ergebnisse in Form einer formatierten Tabelle"

---

Umgang mit häufigen Fehlern von ChatGPT

ChatGPT kann manchmal "halluzinieren" – mehr Zeilen generieren, als Ihre Quelldatei enthält. Wenn das passiert, fügen Sie diese Anweisung hinzu:

"Basieren Sie sich ausschließlich auf der Spalte 'Alle E-Mails'. Generieren Sie keine neuen Zeilen – verarbeiten Sie nur die vorhandenen Daten."

Wenn die Anzahl der Zeilen inkonsistent bleibt, teilen Sie Ihre Datei in Chargen von 30 Zeilen auf und verarbeiten Sie diese separat.

---

Schritt 3 – Bereinigen und verwenden Sie Ihre optimierte Datei

Sobald die Tabelle von ChatGPT generiert wurde, sind einige letzte Anpassungen erforderlich:

Überprüfen Sie die Sonderzeichen. Akzente und Symbole können beim Import in Ihr E-Mail-Tool Probleme verursachen. Konvertieren Sie die Datei bei Bedarf in UTF-8.

Filtern Sie nach "Beste E-Mail = ja". Sie erhalten eine saubere Liste mit einer einzigen E-Mail pro Unternehmen – die relevanteste gemäß der definierten Hierarchie.

Schließen Sie die "Nicht verwenden" aus. Entfernen Sie alle Zeilen, in denen die Kategorie "Nicht verwenden" ist, bevor Sie in Ihr Versandtool importieren.

Diese finale Datei kann direkt in Lemlist, Instantly, Brevo oder jedes andere Tool für Cold Emailing importiert werden.

---

Warum diese Methode Ihre Antwortraten verbessert

Die meisten B2B-E-Mail-Kampagnen scheitern aus einem einfachen Grund: Sie erreichen den falschen Ansprechpartner. Ein kommerzielles Angebot an support@ oder rh@ zu senden, führt zu Löschungen, nicht zu Antworten.

Indem Sie direkt die Entscheidungsträger und Vertriebsverantwortlichen ansprechen, erhöhen Sie mechanisch Ihre Chancen auf eine Antwort. Eine E-Mail, die an den richtigen Kontakt gesendet wird, ist 10 E-Mails wert, die an generische Adressen gesendet werden.

Diese Methode hat einen weiteren Vorteil: Sie schützt Ihre Zustellbarkeit. Weniger Bounces, weniger Spam-Meldungen, bessere Domain-Reputation auf lange Sicht.

---

IBLead: Über 50 Datenfelder pro Eintrag, einschließlich angereicherter E-Mails

Wenn Sie nach einer vorindexierten Google Maps-Datenbank suchen, um diesen Workflow zu unterstützen, deckt IBLead über 50 Millionen Einrichtungen in 37 Ländern ab. Jeder Eintrag enthält die angereicherten E-Mails von der Website der Einrichtung – genau die Daten, die Sie benötigen, um diese Klassifizierungsmethode anzuwenden.

Die Datenbank wird wöchentlich aktualisiert. Sie filtern nach Stadt, Kategorie, Google-Bewertung, Anzahl der Bewertungen und exportieren sofort im CSV-Format. Keine Wartezeit, kein Echtzeit-Scraping – alles ist bereits indexiert.

44 € für 10.000 Leads, also 0,004 € pro Kontakt. Die Testversion bietet 200 credits, um auf Ihren Zielmärkten zu testen.

---

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Klassifizierung

Wie wählt man die richtige E-Mail aus, wenn ein Unternehmen mehrere hat?

Befolgen Sie die Prioritätenreihenfolge: Entscheidungsträger → Leitung → Vertrieb → Partnerschaft → Info/Allgemeiner Kontakt. Eine personalisierte E-Mail ohne generisches Schlüsselwort (z. B. pierre.martin@) ist fast immer effektiver als eine Serviceadresse. Wenn Sie nur generische Adressen haben, bevorzugen Sie contact@ gegenüber support@ für einen kommerziellen Ansatz.

Kann ChatGPT große CSV-Dateien verarbeiten?

ChatGPT kann Dateien bis zu 500-1000 Zeilen je nach verwendeter Version gut verarbeiten. Darüber hinaus teilen Sie in Chargen von 50-100 Zeilen auf. Sie können auch die OpenAI-API mit einem Python-Skript verwenden, um die Verarbeitung bei größeren Volumina zu automatisieren.

Welche E-Mails sollten in einer Akquise-Kampagne unbedingt vermieden werden?

Schließen Sie systematisch aus: noreply@, unsubscribe@, newsletter@, abmeldung@. Diese Adressen werden nicht von Menschen überwacht – Ihre Nachrichten werden niemals gelesen. Sie können auch Spam-Filter auslösen und Ihrer Absender-Reputation schaden.

Funktioniert diese Methode für alle Branchen?

Ja. Die Klassifizierung nach Schlüsselwörtern passt sich an alle Branchen an – Restaurants, Agenturen, Kanzleien, Einzelhändler. Die Kategorien bleiben gleich. Was sich ändert, ist die Prioritätenreihenfolge je nach Ihrem Ziel: Um einen B2B-Service zu verkaufen, priorisieren Sie Vertrieb und Leitung. Für eine Partnerschaft priorisieren Sie Partnerschaft und Leitung.

Wie überprüft man, ob die exportierten E-Mails gültig sind?

Die Klassifizierung von ChatGPT validiert die E-Mails nicht – sie klassifiziert sie. Um die Zustellbarkeit zu überprüfen, verwenden Sie ein E-Mail-Validierungstool wie NeverBounce, ZeroBounce oder Bouncer, bevor Sie Ihre Kampagne senden. Dieser Schritt verhindert harte Bounces, die Ihre Absender-Reputation beeinträchtigen.

Kann man diese Klassifizierung ohne ChatGPT automatisieren?

Ja, mit Python und einer Bibliothek wie pandas. Sie erstellen ein Wörterbuch von Schlüsselwörtern pro Kategorie, wenden eine Matching-Funktion auf jede Adresse an und exportieren das Ergebnis. Es ist schneller bei großen Volumina und hängt nicht von den Token-Limits von ChatGPT ab. Der in diesem Artikel vorgestellte Prompt gibt Ihnen die genaue Logik, die Sie im Code reproduzieren können.

---

Fazit

Zu wissen, wie man die beste E-Mail findet in einem Google Maps-Export ist eine Fähigkeit, die Ihre Ergebnisse in der Akquise konkret verändert. Die Methode ist einfach: mit den richtigen Filtern exportieren, mit ChatGPT klassifizieren, die Datei bereinigen, in Ihr Versandtool importieren.

Der hier vorgestellte Klassifizierungs-Prompt deckt 12 Kategorien ab und kann auf jede CSV-Datei angewendet werden, die E-Mail-Spalten enthält. Kopieren Sie ihn, passen Sie die Prioritätenreihenfolge an Ihren Kontext an und testen Sie ihn an einer Charge von 30 Unternehmen, bevor Sie in größerem Maßstab arbeiten.

Ihre E-Mail-Kampagnen verdienen es, nicht in einem noreply-Postfach zu landen.

Kostenloser Test – 200 credits inklusive